e-Procurement

Prozesskostensenkung durch E-Procurement

E-Procurement ist unaufhaltsam auf dem Vormarsch! Die Globals mit Ihrer Finanzkraft und innovativen IT-Spezialisten waren die Vorreiter dieser ganzheitlichen Systemlösung, während der mittelständige PBS-Fachhändler nur zuschauen musste, wie dessen Mega- und Großkunden Zug um Zug zu den Globals abgewandert sind.

Nach den größeren Unternehmen muss nun auch der mittelständische PBS-Fachhandel diese Potenziale erkennen und versuchen sie für seine Zwecke zu nutzen. Viele renommierte Marktforschungsinstitute haben anhand von Studien belegt, dass die elektronische Beschaffung zunimmt und weiteres Potenzial für Rationalisierungen schafft. Auch wenn vorab Investitionen notwendig sind – elektronische Einkaufssysteme machen sich im Bereich der Büromaterialien und der gesamten C-Artikel-Beschaffung besonders schnell bezahlt.

Wenn der Mittelstand heute nicht investiert, wird er mit größter Wahrscheinlichkeit bereits in Kürze von einem Global weiter abgehängt. Doch Dank innovativer und leistungsfähiger Warenwirtschaftssysteme für die PBS-Fachhändler ist die Zeit besser den je, dieses Kundenpotenzial für sich wieder zu gewinnen.

Unternehmen wickeln z. B. Kundenbestellungen über den elektronische Marktplätze ab. In Verbindung mit einem Warenwirtschaftssystem werden Schnittstellen zu diesen Marktplätzen implementiert. So können nun Aufträge von den Marktplätzen direkt per Mausklick in die Auftragserfassung der Warenwirtschaft eingelesen werden und die Prozesskosten erheblich verringern werden.

Die Auftragsabwicklung im Unternehmen war vorher sehr langsam, teuer und ineffektiv. Mühsam wurde in Papierkatalogen geblättert, anschließend Artikelmenge und Bestellnummer in die Warenwirtschaft von Hand übertragen. Vor allem die Reduzierung der notwendigen Prozessschritte und der damit verbundenen Personalkosten sowie die Minimierung von Fehlern bei der Dateneingabe waren wesentlich für die Reduzierung der Kostenschraube verantwortlich.

„Die heutigen Ready-to-Run-Startpakete der elektronischen Marktplätze sind für EDV-Versierte keine Schlösser mit sieben Siegel mehr“. Trotzdem muss darauf geachtet werden, dass ohne leistungsfähige Content-Management-Prozesse die erlangten Prozesskostenersparnis schnell durch andere Betriebskosten verringert werden können. Regelmäßige Katalog Update´s und kundenindividuelle Sortimentspflege sollen an dieser Stelle genannt werden.

„Gerade im Ausschreibungsgeschäft spielen diese Kostenvorteile eine bedeutende Rolle, da die Globals mit höheren Margen kalkulieren müssen, um die Konzernstruktur zu finanzieren, kann der Mittelstand mit niedrigeren Aufschlägen die Artikel anbieten. Aber hier ist besondere Vorsicht geboten. Nur wer seine Kostensituation aus betriebswirtschaftlicher Sicht richtig einschätzen kann, wird diese Kostenvorteile bei einer Ausschreibung sich zu Nutze machen können.“

Zusätzlich gibt es weitere Applikationen um die Warengruppe Stempel in elektronischer Form abzuwickeln. Kunden können im Onlineshop die Stempel selbst konfigurieren und dann via Schnittstelle direkt an Stempel Eckstein übermitteln.
Durch diese Erweiterung werden viele Prozessschritte dieser aufwendigen Warengruppe eingespart und dem Kunden das Bestellen der Stempel vereinfacht.

Als Fazit gilt es fest zuhalten, das durch den Einsatz von E-Procurement nicht nur die Prozesskosten reduziert werden können, sondern auch neue Preisbildungsmechanismen, beispielsweise im Ausschreibungsgeschäft, zum tragen kommen. Auch die Zeitersparnis durch Verkürzung und Automatisierung der Prozesse, sowie die Verbesserung der Reaktionsfähigkeit bei Reklamationen bieten den PBS-Fachhändlern die Möglichkeit effizienter den Personalbestand zu disponieren und entsprechend am Markt effizienter zu agieren.